Het is een doorn in uw oog: die ene klant die niet betaalt. U heeft een herinnering gestuurd, misschien zelfs al meerdere keren gebeld, maar de betaling blijft uit. Intussen lopen uw eigen kosten gewoon door. U wilt uw geld ontvangen, maar heeft niet altijd de tijd om achter iedere openstaande factuur aan te gaan. In zo’n situatie kan het verstandig zijn om iemand anders in te schakelen. Maar wie mag dat eigenlijk doen, en wat is een incassogemachtigde precies?
Een incassogemachtigde kan u helpen om een openstaande vordering te innen. Wat deze persoon of organisatie voor u mag doen, hangt af van de verleende machtiging en de werkzaamheden die worden uitgevoerd. Het is daarbij belangrijk om onderscheid te maken tussen incasseren, u vertegenwoordigen in een juridische procedure en het uitvoeren van officiële maatregelen.
Wat doet een incassogemachtigde?
Een incassogemachtigde is iemand die namens u optreedt om een openstaande schuld te innen. U geeft deze persoon of organisatie toestemming om bepaalde handelingen voor u uit te voeren, zoals het versturen van betalingsverzoeken, het onderhouden van contact met uw debiteur en het bespreken van een betalingsregeling. De vordering blijft daarbij van u. Dat is anders dan bij cessie, waarbij u de vordering overdraagt aan een ander, die daarna in eigen naam incasseert.
Stel dat een zakelijke klant uw factuur van € 2.500 niet betaalt. U heeft zelf al herinneringen gestuurd, maar krijgt geen reactie. U kunt dan een incassogemachtigde inschakelen om namens u contact op te nemen en betaling te verlangen. Dat maakt voor uw debiteur duidelijk dat u de vordering serieus neemt en verdere stappen overweegt als betaling uitblijft. Let wel: om incassokosten in rekening te kunnen brengen, moet de debiteur in verzuim zijn. Bij een zakelijke klant is dat vaak het geval na het verstrijken van de betaaltermijn of na een sommatie met een nieuwe, duidelijke termijn.
Een incassogemachtigde kan ook helpen om overzicht te houden. Welke bedragen staan nog open? Welke afspraken zijn gemaakt? En welke actie is nodig als een betalingsregeling niet wordt nagekomen? Zo hoeft u niet zelf iedere stap te bewaken.
Is een incassogemachtigde hetzelfde als een incassobureau?
Niet helemaal. De term incassogemachtigde beschrijft vooral de rol die iemand vervult: namens u optreden bij het innen van een vordering. Een incassobureau is een organisatie die incassowerkzaamheden uitvoert. Een incassobureau kan dus als uw incassogemachtigde optreden.
Ook een gerechtsdeurwaarderskantoor kan u helpen bij het innen van openstaande vorderingen. Het voordeel daarvan is dat u niet alleen ondersteuning kunt krijgen bij het buitengerechtelijke incassotraject, maar ook bij eventuele vervolgstappen via de rechter.
Een incassobureau mag niet zelfstandig beslag leggen op inkomen of goederen en kan niet zelf een woning laten ontruimen. Daarvoor is een executoriale titel nodig, meestal een vonnis, en een gerechtsdeurwaarder. Een gerechtsdeurwaarder, zoals Kroep Steghuis Ikink, is als enige bevoegd om bijvoorbeeld een dagvaarding te betekenen of een vonnis ten uitvoer te leggen, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Wanneer heeft u een incassogemachtigde nodig?
U bent niet verplicht om een incassogemachtigde in te schakelen zodra een klant te laat betaalt. U kunt uw debiteur eerst zelf herinneren aan de openstaande factuur en proberen afspraken te maken. Toch kan het verstandig zijn om de incasso uit handen te geven wanneer u merkt dat uw eigen inspanningen weinig opleveren.
Dat geldt bijvoorbeeld wanneer een klant herhaaldelijk betalingsafspraken niet nakomt, niet reageert op uw berichten of de vordering betwist. Ook als u veel openstaande facturen heeft, kan professionele ondersteuning u tijd besparen.
Een incassogemachtigde kan de vordering beoordelen, contact opnemen met uw debiteur en bekijken welke vervolgstappen passend zijn. Soms leidt dat alsnog tot betaling zonder dat een gerechtelijke procedure nodig is. In andere gevallen kan blijken dat toch een juridische procedure noodzakelijk is.
Mag een incassogemachtigde naar de rechter?
Dat hangt af van de rol waarin de gemachtigde optreedt en van de regels die voor de betreffende procedure gelden.
In een procedure bij de kantonrechter is een advocaat doorgaans niet verplicht. U kunt zich daar laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Dat hoeft geen jurist te zijn, maar de gemachtigde moet wel schriftelijk door u zijn gemachtigd. De kantonrechter kan een gemachtigde in een concreet geval bovendien weigeren. Bij vorderingen boven € 25.000 behandelt de rechtbank de zaak en is in beginsel wél een advocaat verplicht. Bij andere soorten procedures kunnen weer andere regels gelden.
Een incassogemachtigde kan dus niet zonder meer alle juridische handelingen uitvoeren. Het starten van een procedure, het officieel betekenen van een dagvaarding en het afdwingen van een rechterlijke uitspraak zijn verschillende werkzaamheden, waarvoor verschillende regels gelden. Het betekenen van een dagvaarding en het uitvoeren van een vonnis zijn bovendien voorbehouden aan de gerechtsdeurwaarder.
Juist daarom is het verstandig om vooraf te bespreken wat uw incassopartner voor u kan doen en wanneer aanvullende juridische stappen nodig zijn.
Let ook op de regels voor incassodienstverlening
Incassodienstverlening is niet volledig vrijblijvend. Voor buitengerechtelijke incassodiensten die onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) vallen, gelden wettelijke kwaliteitseisen. Incassodienstverleners moeten in de daarvoor aangewezen gevallen geregistreerd zijn en zich houden aan regels voor onder meer de uitvoering van hun werkzaamheden. Voor gerechtsdeurwaarders geldt daarnaast een eigen wettelijk kader met toezicht en tuchtrecht.
Daarnaast gelden bij vorderingen op consumenten specifieke regels voor het in rekening brengen van incassokosten. U kunt die kosten niet zomaar aan de schuld toevoegen. U moet de consument eerst een aanmaning sturen die voldoet aan de wettelijke eisen, met een betaaltermijn van minimaal 14 dagen. Ook de hoogte van de kosten is wettelijk gemaximeerd. Is de aanmaning niet correct, dan kunt u de incassokosten niet verhalen op de consument.
Voor u als ondernemer is het daarom verstandig om niet alleen te kijken naar de vraag of een partij uw facturen kan innen, maar ook naar de manier waarop zij werkt en welke vervolgstappen zij kan begeleiden. Maak vooraf duidelijke afspraken over de reikwijdte van de machtiging en over de kosten, en vraag hoe betalingen die namens u worden ontvangen worden beheerd en aan u worden afgedragen.
Laat uw openstaande facturen niet onnodig liggen
Een incassogemachtigde kan u werk uit handen nemen en helpen om uw vorderingen gestructureerd op te volgen. Welke aanpak het beste past, hangt af van uw debiteur, de hoogte van de vordering en de reden waarom betaling uitblijft.
Heeft u klanten die niet betalen of wilt u uw debiteurenbeheer uit handen geven? Neem contact op met Kroep Steghuis Ikink Gerechtsdeurwaarders en Incasso. We bespreken graag uw situatie en bekijken welke aanpak past bij uw vordering, zodat u weet welke stappen u kunt zetten om uw geld te ontvangen.
