Veel ondernemers wachten langer met het inschakelen van hulp dan eigenlijk verstandig is. Eerst nog een herinnering. Daarna een telefoontje. Vervolgens een ‘laatste waarschuwing; . En voor u het weet, staat een factuur al maanden open terwijl de kans op betaling steeds kleiner wordt.
Ondertussen gebeurt er vaak iets anders: de openstaande factuur begint ongemerkt onderdeel te worden van uw dagelijkse frustratie. U denkt eraan tijdens het koffiezetten, ziet de naam van de klant voorbij komen in uw administratie en hoort uzelf zeggen: “Die zou vorige maand écht betalen.”
Maar wanneer mag u eigenlijk een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen? Moet u eerst allerlei stappen zetten? Of mag dat direct zodra een betalingstermijn is verstreken?
Het antwoord is eenvoudiger dan veel ondernemers denken.
In principe: zodra de betalingstermijn is verlopen
Een bedrijf mag in de basis een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen zodra een factuur opeisbaar is en niet wordt betaald. Met andere woorden: als de afgesproken betalingstermijn is verstreken. Heeft u bijvoorbeeld een betalingstermijn van 30 dagen afgesproken? Dan mag u vanaf dag 31 actie ondernemen wanneer betaling uitblijft.
U bent juridisch niet verplicht om eerst eindeloos te herinneren of meerdere keren achter betaling aan te bellen. Natuurlijk kan het verstandig zijn om eerst contact te zoeken, maar wettelijk hoeft u niet eerst maanden geduld te hebben voordat u hulp inschakelt.
Toch wachten veel ondernemers te lang
In de praktijk zien wij dat ondernemers vaak veel langer wachten dan nodig is. Begrijpelijk ook. U wilt de klantrelatie goed houden, u kent de debiteur misschien persoonlijk of u verwacht dat het vanzelf nog goedkomt. Maar hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans op volledige betaling meestal wordt.
Daar komt nog iets bij: als een bedrijf financiële problemen heeft, bent u zelden de enige schuldeiser. Wie te laat handelt, staat vaak achteraan in de rij.
Een incassotraject hoeft niet direct ‘hard’ te zijn
Bij het woord incasso denken veel mensen meteen aan zware juridische maatregelen. In werkelijkheid begint een incassotraject vaak juist heel praktisch en oplossingsgericht.
Een professionele sommatie of een telefoongesprek vanuit een gerechtsdeurwaarderskantoor zorgt regelmatig al voor beweging. Dat komt omdat een debiteur merkt dat het dossier serieus wordt opgepakt.
Voor veel ondernemers is dat een belangrijk inzicht: een incassobureau of gerechtsdeurwaarder inschakelen betekent niet automatisch dat u direct procedeert of beslag laat leggen. Vaak is het juist bedoeld om verdere escalatie te voorkomen.
Wanneer is het verstandig om niet langer te wachten?
Er zijn bepaalde signalen waarbij snel handelen verstandig is. Bijvoorbeeld wanneer:
- Een klant steeds nieuwe excuses gebruikt.
- Betalingsafspraken niet worden nagekomen.
- Communicatie plotseling stilvalt.
- Meerdere facturen open blijven staan.
Ook uitstelgedrag is vaak een belangrijk signaal. “Volgende week”, “na het weekend” of “de betaling zit in de planning” klinkt misschien geruststellend, maar als dat wekenlang doorgaat zonder resultaat, is het tijd om grip terug te pakken.
Consumenten en bedrijven: juridisch verschil
Er bestaat wel een belangrijk verschil tussen particuliere en zakelijke debiteuren. Bij consumenten moet eerst een correcte 14-dagenbrief worden gestuurd voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Bij zakelijke klanten ligt dat anders. Daar gelden vaak de afspraken uit de overeenkomst of algemene voorwaarden.
Dat betekent overigens niet dat u bij zakelijke klanten zomaar alles kunt rekenen. Ook daar blijven redelijkheid en duidelijke communicatie belangrijk.
Waarom tijdig handelen belangrijk is
Een veelgemaakte fout in debiteurenbeheer is dat ondernemers juridische stappen zien als laatste redmiddel. Daardoor wordt pas actie ondernomen wanneer de situatie al problematisch is geworden. Terwijl vroegtijdig handelen juist vaak de-escalerend werkt.
Een debiteur die merkt dat een dossier professioneel wordt opgepakt reageert vaak sneller, neemt betalingsafspraken serieuzer en begrijpt beter dat uitstel geen eindeloze optie is. Daarnaast vergroot snel handelen de kans dat een vordering daadwerkelijk nog verhaalbaar is.
En wat als betaling alsnog uitblijft?
Blijft betaling ondanks het incassotraject uit, dan kunnen verdere juridische stappen volgen. Denk aan een dagvaarding of uiteindelijk beslaglegging.
Dat gebeurt uiteraard niet automatisch of zonder afweging. Bij Kroep Steghuis Ikink Gerechtsdeurwaarders & Incasso kijken wij altijd welke aanpak het beste past bij de situatie. Soms is minnelijk overleg voldoende. Soms is juridische druk noodzakelijk. En soms blijkt juist dat verder procederen economisch niet verstandig meer is. Ook dát is onderdeel van goed incassowerk: realistisch adviseren.
Incasso draait niet alleen om geld
Natuurlijk draait een incassotraject uiteindelijk om betaling. Maar voor veel ondernemers speelt meer mee dan alleen het openstaande bedrag. Te laat betaalde facturen zorgen namelijk ook voor:
- Onrust in uw administratie.
- Druk op uw cashflow.
- Frustratie binnen uw organisatie.
- Tijdverlies dat u liever aan uw eigen onderneming besteedt.
Een goed incassotraject brengt daarom niet alleen geld binnen, maar ook duidelijkheid en rust.
De rol van de gerechtsdeurwaarder
Een gerechtsdeurwaarder heeft een bijzondere positie. Anders dan een regulier incassobureau kan een gerechtsdeurwaarder ook officiële juridische stappen zetten, zoals het betekenen van een dagvaarding of het uitvoeren van een vonnis.
Dat betekent dat een dossier – als dit nodig is – direct kan doorlopen van minnelijk traject naar gerechtelijke procedure. Voor u als ondernemer zorgt dat vaak voor snelheid, overzicht en één vast aanspreekpunt.
Twijfelt u of het moment is aangebroken om een dossier uit handen te geven? Dan denken wij bij Kroep Steghuis Ikink Gerechtsdeurwaarders & Incasso graag met u mee. Neem gerust contact met ons op!
